ГОДОВОЙ ОТЧЕТ - ЭТО МОДНО!

В рамках подготовки Форума "Социальный Петербург: новые решения. 2005", который пройдет в Шуваловском дворце 24-25 ноября 2005 года, Центр развития некоммерческих организаций проводит Конкурс годовых отчетов НКО, работающих на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Мы решили задать несколько уточняющих вопросов председателю оргкомитета Конкурса, директору партнерской программы ЦРНО, Анне Орловой.

Зачем вообще этот Конкурс проводится?
Социологические исследования последних лет показали, что во взаимодействии НКО с населением и потенциальными партнерами существует две основные проблемы. Первая - низкая информированность людей о том, что представляют собой НКО и чем они занимаются. Вторая - отсутствие доверия к деятельности НКО. Широкое распространение организациями третьего сектора годовых отчетов может стать одним из шагов на пути решения этих проблем. Интересно, что подобные проблемы отсутствовали в деятельности благотворительных организаций начала 20-го века, которые регулярно публиковали в местной прессе отчеты о собранных во время благотворительных мероприятий средствах и том, как они были использованы.
Центр РНО организует конкурс годовых отчетов НКО, так как считает важным повышение прозрачности деятельности третьего сектора города. Это позволит НКО соответствовать современным стандартам работы в сообществе, на которые все больше ориентируются представители государственных и бизнес-структур. Так, в 2004 году проблема открытости организаций местному сообществу и прозрачности их деятельности была заявлена как одна из приоритетных для таких известных структур, как Форум доноров, Ассоциация менеджеров России, Союз промышленников и предпринимателей и др.
Часто НКО требуют прозрачности от государственных структур и бизнеса, сами не отвечая этому требованию. Одним из наиболее простых и известных инструментов обеспечения подотчетности и прозрачности деятельности организаций является создание и широкое распространение годовых отчетов.

А зачем организации годовой отчет?
С одной стороны, наличие годового отчета является важным элементом организационной культуры. Отчет является инструментом описания и самоанализа деятельности организации. По сути дела его написание - повод собрать воедино разрозненную информацию и проанализировать на основе собранных фактов сделанное, увидеть сильные и слабые стороны работы, наметить новые ориентиры развития.
С другой стороны, годовой отчет делает организацию более доступной и понятной для клиентов, партнеров и местного сообщества. Отчет во многом выполняет функцию презентационного материала о деятельности НКО, но в отличие от буклета он полнее раскрывает текущее положение дел. Это особенно важно для потенциальных деловых партнеров и доноров. Если же организация регулярно выпускает годовые отчеты, это является одним из показателей ее стабильности и надежности.
Кроме того, само наличие годового отчета создает НКО имидж современной, доступной и открытой для общества организации, что способствует продвижению ее проектов и услуг.

Какие основные пункты должны быть в годовом отчете?
Структуру годового отчета, его объем и форму определяет сама организация, исходя из того, для каких целей и как она его собирается использовать. Например, если отчет в основном будет распространяться среди потенциальных клиентов НКО, то часть, связанная с предоставляемыми услугами и возможностями участия в текущих проектах, должна быть представлена достаточно полно.
При этом годовой отчет как жанр имеет несколько специфических особенностей. Во-первых, он должен содержать информацию как о содержательной, так и о финансовой деятельности организации за отчетный период. Во-вторых, отчет должен базироваться на конкретных фактах, отражающих результаты проделанной работы. Это может быть количество проведенных мероприятий, количество клиентов, получивших ту или иную услугу, внешние отзывы о деятельности НКО, результаты опросов, и т. д. В-третьих, в отчете каким-то образом должен быть оценен эффект деятельности организации, что она дает сообществу, как изменяет жизнь своих клиентов.
Исходя из вышесказанного, понятно, что годовой отчет отличается от отчета спонсору, особенно если средства, предоставляемые спонсором, не являются единственным источником финансирования организации. В годовом отчете должны быть отражены результаты всей работы, проделанной организацией за год, а не одного конкретного, пусть и важного, проекта или мероприятия.
Годовой отчет отличается и от презентационного буклета о деятельности НКО. Как и буклет, отчет может содержать материал о миссии организации, ее целях, истории, основных направлениях работы, но она должна быть дополнена информацией о деятельности организации за последний год и финансовым отчетом, отражающим доходы и основные статьи расходов НКО.

В каком виде должен существовать отчет, чтобы его можно было подать на Конкурс?
На сегодняшний день у многих НКО нет ресурсов на регулярное издание годового отчета в виде отдельной брошюры в типографии. На наш взгляд, это совершенно не обязательно, хотя и эффектно для представительских целей. Гораздо важнее сам факт наличия годового отчета, например, в виде обычного электронного документа или электронной презентации, которые организация может использовать для поиска партнеров или работы с клиентами. Если этот документ хорошо структурирован, понятен и полно отражает результаты деятельности НКО, то он может быть не менее эффективен, чем красивая печатная брошюра.
Для участия в Конкурсе организация должна будет предоставить два экземпляра отчета в бумажном виде (распечатка на принтере или типографская брошюра) и отчет в электронном виде на любом удобном для Вас носителе. Жюри будет оценивать прежде всего содержание отчета, а для отчетов, изданных в типографии, будет введена дополнительная номинация "Оформление (полиграфия и дизайн)".

Как написать годовой отчет?
Единственно правильного рецепта, как и идеальной структуры, нет. Во многом создание годового отчета - это процесс, требующий творческого, нестандартного подхода, особенно в условиях ограниченных временных, финансовых и человеческих ресурсов. Если же Вы все-таки сомневаетесь в своих возможностях и хотели бы познакомиться с опытом создания годовых отчетов другими организациями, Вы можете принять участие в обучающем семинаре "Как написать и презентовать годовой отчет", который пройдет в июне 2005 года в ЦРНО. В августе-сентябре 2005 года для желающих участвовать в Конкурсе будут также организованы консультации и создан информационный буклет. Дополнительная информация об этих мероприятиях будет размещена на сайте Форума (http://www.soc-spb.ru) и в рассылке ЦРНО.

Дадут ли победителям какие-нибудь призы?
Награждение победителей конкурса дипломами и ценными призами пройдет в рамках Форума "Социальный Петербург: новые решения. 2005" 24-25 ноября 2005 года. Количество номинаций будет определено жюри, в состав которого войдут представители Законодательного Собрания и социальных Комитетов Администрации Санкт-Петербурга, бизнес-структур, грантодающих организаций, СМИ и некоммерческих организаций. Будет учрежден и приз зрительских симпатий на основе опроса клиентов НКО. Лучшие отчеты также будут представлены на Выставке, которая будет организована во время Форума. Кроме того, все поданные на Конкурс отчеты будут размещены на сайте www.soc-spb.ru
До какого числа принимаются отчеты на конкурс?
Подавать отчеты на конкурс можно до 15 октября.

Дополнительную информацию о Конкурсе годовых отчетов НКО Вы можете получить у секретаря ЦРНО Натальи Ивановой по телефону 118-3794 или электронной почте konkurs@soc-spb.ru

Пчела #47 (март-май 2005)